האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

   רעיונות ניהול, מנהל עסקים

מדידת עבודה פקידותית

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

מדידת עבודה פקידותית היא הניתוח השיטתי של עבודה פקידותית כדי לקבוע את כמות הזמן הדרוש לביצוע העבודה שהוטלה על פקיד, קבוצת פקידים, או משרד.

יעדים

שני היעדים העיקריים של מדידת עבודה פקידותית הם:

1. בקרת עלויות. מושגת על-ידי יצירת קשר בין דרישות הצוות המחלקתיות לעומס העבודה.

2. בקרה תיפעולית. מושגת על-ידי ציוד ההנהלה והמפקחים באמצעים לבקרת השלמת תוכניות העבודה במסגרת הרמות המתוקצבות של כוח-האדם.

תוכנית מדידת עבודה פקידותית מורכבות מהמרכיבים הבאים:

1. מדידת עבודה

2. תיקצוב סגל

3. מערכות בקרה

מדידת עבודה

מדידת עבודה מנתחת את הזמן השוטף בפועל המנוצל על-ידי פרטים או קבוצות כדי להשלים כל משימה. מכאן קובעים את "הזמן שהיה צריך לקחת" הכולל גם משכי מנוחה נורמליים. מאחר ובעבודה פקידותית קשה לפעמים לקבוע תקן באמצעות חקר זמן, הזמן "שהיה צריך לקחת" מובע לעתים קרובות כמטרה, שהינה הקצב בה העובדים הפגינו את יכולתם לבצע את העבודה. הטכניקות העיקריות למדידת עבודה מתוארות להלן.


 

 חקר זמן

חקר זמן עושה שימוש בשעוני-עצר כדי למדוד את הזמן הנדרש בפועל כדי לבצע משימות. השימוש שלו במדידת עבודה פקידותית הינו מוגבל למדי עקב החלק הקטן של מטלות חזרניות באמת בעבודות פקידותיות.

מערכת זמן תנועה קבוע מראש

מערכות זמן תנועה קבוע מראש (ע"ע מדידת עבודה), ניתנות ליישום למרבית המטלות הפקידותיות. ספריות מרכיבים יכולות לחסוך מחקרי זמן ספציפיים, אולם בדומה לרוב המחקרים, השימוש שלה במדידת עבודה פקידותית הינו מוגבל. הטכניקות המצוינות למטה הן אלו השכיחות ביותר.

מערכות רישום עצמי

מערכות אלו דורשות מהעובדים לקחת חלק פעיל בניהול יומני עבודה בהם ירשמו את אופי העבודה שהם מבצעים במשך היום, לרבות הקצאות לזמן בלתי-יצרני. בה בעת, נערכים רישומים של נפחי העבודה ועל-ידי השוואתם עם השעות שהוקדשו לכל קטגורית עבודה, ניתן לחשב את משך הזמן הממוצע לכל מטלה.

דיגום פעילויות

דיגום פעילויות או עבודה הוא תהליך התצפית התקופתית על העובדים ורישום הפעילויות בהן הם עוסקים במשך זמן התצפית. הוא מבוסס על טכניקות דיגום סטטיסטיות העושות שימוש בכללי הסתברות מתמטיים כדי להסיק מידע הקשור למאפייני כלל האוכלוסיה מנתונים שהושגו על-ידי בחינת מדגם של כלל האוכלוסיה. התצפיות מתבצעות במשך תקופה נתונה כדי להבטיח אמצעים לעבודה מחזורית או עונתית. היקף המידגם נקבע בדרך כלל על-ידי מחקר ניסוי הקובע את סטית התקן לכל פעילות וכך מחשב את שולי השגיאה הקבילים.

דיגום פעילויות מתאים במיוחד לעבודה משרדית ונמנע מהמלכודות של מערכות רישום עצמאיות - הצופים אינם משוחדים והעובדים אינם צריכים לבזבז זמן על מילוי טפסים. הצופים אינם צריכים להיות מיומנים במיוחד ואפשר לנתח את העבודה תחת 40 כותרות. המחקרים צריכים לעבור ניתוח ובקרה של מומחה המתמצא בתפיסות הסטטיסטיות עליהן מבוססת הטכניקה.


 

 בקרת אצווה

בקרת אצווה או תיזמון במירווחים קצרים מספק אמצעים לקביעת הזמן הנדרש לביצוע יחידת עבודה בכל עבודה הניתנת לסיווג ליחידות הניתנות לזיהוי.

העבודה ניתנת באצוות (מנות) מבוקרות הנמשכות כ30- דקות עד להשלמתן. מספר הפריטים בכל אצווה וזמני החלוקה וההשלמה נרשמים לגבי מספר אצוות כך שניתן לחשב את הזמן הממוצע ליחידה או קבוצת יחידות.

טכניקה זאת מתאימה במיוחד לעבודות פקידותיות שגרתיות בהן יש לעבד כמויות גדולות של מסמכים או מכתבים דומים.

תיקצוב עובדים

תיקצוב עובדים נערך על-ידי חישוב:

1. השעות התקניות הדרושות = נפח או תקן היעד של העבודה.

2. שעות זמינות = שעות נוכחות רגילות לאדם לתקופה עם הקצאה לחופשות, העדרות מעבודה והפסקות קפה או ארוחות.

3. מספר העובדים = השעות התקניות הדרושות מחולק בשעות הזמינות לאדם.

נתון השעות התקניות הדרושות צריך להיות מחושב על-ידי התייחסות לרמות הפעילות החזויות שצריכות לעבור שינויים כדי לעמוד בעומסי שיא. בעזרת המידע על הזמנים התקניים, ניתן לצפות שיאים שאינם ניתנים ליישור באמצעים אחרים ולתכנן שעות נוספות ושימוש בעובדים זמניים.

מערכות בקרה

דוחו"ת הבקרה המופקים על-ידי מדידת עבודה פקידותית הם:

1. סה"כ שעות שנעבדו (בסיסיות פלוס נוספות).

2. שעות זמינות לעבודה נמדדת (סה"כ שעות פחות שעות שהוקדשו לעבודה שאינה נמדדת).

3. נפח העבודה ביחידות או אצוות יחידות.

4. שעות/דקות תקניות ליחידת עבודה.

5. שעות תקניות של עבודה שהושלמה (נפח ביחידות x זמן תקני ליחידה).

6. אחוז הביצועים:

שעות תקניות שהושלמו x 100
______________________
שעות זמינות לעבודה נמדדת

אחוז הביצועים הוא נתון-המפתח להשוואה תקופה אחר תקופה וכנגד התקן הצפוי. או אז ניתן לנתח את השונות כדי להראות היכן יש לנקוט בפעולה מתקנת.

גרסאות אחרות של מדידת עבודה פקידותית

קיימות שתי גרסאות אחרות של מדידת עבודה פקידותית שהינן חבילות העושות שימוש בצירוף של הטכניקות שתוארו למעלה.

1. תיכנות גורם משתנה

זוהי שיטה ישירה להגדלת הפריון בעבודה פקידותית על-ידי שימוש בחקר עבודה וטכניקות בקרה תקציבית.

2. הערכת קיבולת קבוצתית

זוהי שיטת מדידת עבודה פקידותית שפותחה על-ידי חב' יעוץ אמריקאית המגדירה זמנים תקניים לעבודתן של קבוצות פקידים על-ידי שימוש בטכניקות כמו נתונים סינתטיים, חקר זמן, מדידת דקות ודיגום עבודה בתדירות גבוהה. המטרה היא לפתח מערכת תיכנון ובקרה לכוח-אדם משרדי שתתבסס על היכולת להשוות את דרישות הזמן עם תפוקות העבודה.

תועלות

תוכנית מתוכננת ומנוהלת היטב יכולה לספק מערכת בקרה מתמשכת לסיוע בקישור מספר העובדים לעומסי עבודה משתנים, לספק תיכנון הגיוני לעבודה ולקבוע בסיס מוצק לקביעת השלכות גיוס העובדים על משימות חדשות.


 

רגע של השראה
 

לקפוץ על ההזדמנויות

איש צעיר ושאפתן ניגש ביזמתו אל תעשיין עשיר.

איש צעיר: "אולי אתה מוכן לספר לי את סוד הצלחתך האישית?"

איש עשיר: "אין כל סוד. אתה פשוט צריך לקפוץ על ההזדמנויות שלך."

איש צעיר: "איך אוכל לדעת מתי ישנה הזדמנות?"

איש עשיר: "לא תוכל לדעת, אתה פשוט צריך לקפוץ כל הזמן."

 

 

 

               

Copyright © 2007 Meir Liraz. All Rights Reserved     האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול