האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

   רעיונות ניהול, מנהל עסקים

תקצוב תוכניות

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

תקצוב תוכניות, המוכר גם בשם תקצוב תפוקה, הוא שילוב של מספר טכניקות תכנון, תקצוב ובקרה לשם:

1. קביעת קדימויות ואסטרטגיות לתוכניות תפעוליות ופרויקטים גדולים של פיתוח במיוחד עבור המיגזר הציבורי;

2. זיהוי, הקצאה וחישוב עלויות המשאבים הדרושים;

3. תכנון העבודה שתתבצע כדי להשיג את התפוקות הצפויות;

4. מעקב אחר הביצועים ובקרת התוצאות.

קונספצית תקצוב תוכניות

המושג של תקצוב תוכניות ((Programme Budgeting, פותח בארה"ב בשנות ה60-. שימושו הורחב במהירה גם למדינות מערביות אחרות. הוא נעשה אופנתי בבריטניה לאחר פרסום דו"ח פולטון על שירות המדינה אשר דגל בשימוש נרחב יותר בטכניקות ניהוליות והדגיש את הצורך בהנהלה מחויבת, כלומר, התייחסות לפרטים וליחידות כאל אחראים לביצועים הנמדדים באופן אובייקטיבי ככל שניתן. לא תמיד אנו שומעים את המושג "תקצוב תוכניות" אולם המושג והגישה נשארים תקפים ועדיין מנוצלים או זוכים לתמיכה, גם אם אינם נקראים בשם זה.

הצורך

האמונה שיש צורך בתקצוב תוכניות התעוררה עקב הקשר הבלתי-ניתן לערעור בין תקצוב וגיבוש וניהול מדיניות לאומית. ממשלות ניצבות בפני האילוצים של נדירות המשאבים העומדים לרשותן, אולם המידה בה הממשלה שואפת להשיג את יעדיה תשפיע על המשאבים הזמינים עבורה על-ידי מיסוי ואמצעים אחרים. תכנון, תכנות ותקצוב מרכיבים את התהליך על-פיו, לפי הסברה, ניתן לקחת בחשבון יעדים ומשאבים ואת היחסים ביניהם כדי להשיג תוכנית פעולה ממשלתית מקיפה ועקבית.

ואכן, אין ממשלה או מפעל מסחרי היכולים להימנע ממידה מסוימת של פשרה בבחירת יעדים ואסטרטגיות. המשימה של ההחלטה על הפשרות הדרושות בין היעדים השונים היא פונקציה של תכנון, תכנות ותקצוב. כדי לבצע פשרות אלו, תקצוב תוכניות שואף לבטא את הפעילויות השונות עבורן התוכניות נערכות במונחים של המכנה המשותף היחיד שקיים, שהינו כמובן, כסף.

ממשלה, כמו עסק פרטי, יכולה לקבוע את מדיניותה ביעילות המירבית אם היא בוחרת באופן הגיוני מבין דרכי-פעולה חלופיות מתוך הבנה מלאה ככל שניתן של ההשלכות של כל אחת מחלופות אלו. ומאחר ובחירות אלו הינן בעיקרון זהות לאלו המתקבלות בעסק פרטי, תקצוב תוכניות משתמש בטכניקות ניהול עסקיות כמו תכנון עסקי, הערכת השקעות, ובמיוחד, חשבונאות ניהולית.

חשיבותה של החשבונאות הניהולית

המשמעות המיוחסת לתפקידה של החשבונאות הניהולית בתהליכי תכנון ובקרה ממשלתיים הודגשה בדו"ח על יעילות ואפקטיביות בשירות המדינה שפורסם בבריטניה בשנת 1983. דו"ח זה הצהיר ששיטות חשבונאות ניהולית יאפשרו לכל אלה היוצרים, מפקחים או משפיעים על עלויות "לשקול חלופות, לגבש תוכניות להשגת יעדים, וכתוצאה מכך, להשוות את ההוצאות בפועל כנגד תוכניות אלו." הדגש בחשבונאות ניהולית הוא לא רק על הערכת הוצאות המזומנים על בסיס תשומות אלא גם, וחשוב יותר, להקצות עלויות כאלו לתפוקות או יעדים כדי שיספקו בסיס נאות למעקב אחר הביצועים כנגד התוכניות.

ניתוח עלות-תועלת

עם זאת, חלק גדול של התפוקות הנובעות מתוכניות ממשלתיות הינן קשות להערכה במונחים פיננסיים טהורים, במיוחד אלו המטפלות בנושאים חברתיים. מכאן השימוש בטכניקות עלות-תועלת (ע"ע) למדידת תשומות ותפוקות בתחומים סובייקטיביים יותר אלה.

הגישה הכוללת לתקצוב תוכניות

הגישה הכוללת לתקצוב תוכניות בנויה על-פי השלבים הבאים:

1. הערכה והשוואה של פעילויות ממשלתיות שונות במונחי תרומתן ליעדים לאומיים.

2. קביעת אופן השגתם של יעדים נתונים במינימום הוצאות ומשאבים.

3. חיזוי פעילויות ממשלתיות לטווח זמן מספק.

4. השוואת תרומתן היחסית של פעילויות פרטיות וציבורית ליעדים לאומיים.

5. שינוי יעדים, תוכניות ותקציבים לאור הניסיון והנסיבות המשתנות.

תהליך תקצוב תוכניות

הטכניקות בהן נעשה שימוש בתהליך תקצוב תוכניות, כפי שתוארו במקומות אחרים בספר זה, הן:

1. תכנון עסקי, במיוחד תכנון אסטרטגי וקביעת יעדים (ע"ע).

2. חשבונאות ניהולית (ע"ע ).

3. הערכת השקעות (ע"ע תקצוב השקעה).

4. ניתוח עלות-תועלת (ע"ע).

5. ניתוח עלות-אפקטיביות (ע"ע).

6. בקרת תקציבים (ע"ע).

בנוסף, ניתן לסייע לתהליך הניתוחי של קביעת היעדים והכנת תוכניות חלופיות על-ידי הקמת מבנה תוכנית היררכי להמחשת התוכניות המחלקתיות או הפונקציונליות כאשר היעדים העיקריים מחולקים להיררכיה של יעדי-משנה תלויים וקשורים זה בזה.

התפתחויות בתקצוב תוכניות

למרות שכיום מתייחסים רק מעט, לתפיסה המקורית של תקצוב תוכניות, התפיסות הבסיסיות נשמרות בצורה זאת או אחרת, אם כי הדגש השתנה אולי.

בארה"ב, ניתוח מדיניות רציונאלי הפך לתכונה העיקרית הנהוגה במימשל, והוא משתמש בטכניקות כמותיות בגישת הגיון הבחירה לקבלת החלטות הלקוחה מכלכלה, תיאורית החלטות סטטיסטית וחקר ביצועים.

בבריטניה, הדגש הוסט מסקירת מדיניות ותכנון אסטרטגי לבקרת עלויות במטרה להשיג יעילות ואפקטיביות. אולם ההנחיות שהוצאו עבור מחלקות שירות המדינה על-ידי הממשלה הבריטית ב1981-, אם כי הן מדגישות את חשיבות הבקרה, שומרות עדיין על כמה מהמרכיבים שנכללו במושג המקורי של תקצוב תוכניות, במיוחד אותם מרכיבים הקשורים לחשיבות מדידת התפוקה כדי להעריך את ההצלחה בהשגת היעדים. נקודת-המפתח בהנחיות אלו היא:

"פיתוח אינדיקטורים לביצועים ואמצעי למדידת תפוקה בהם יהיה ניתן להשתמש כדי לאמוד את ההצלחה בהשגת היעדים הינו לא פחות חשוב מאשר השיוך המדויק ומעקב אחר העלויות.

השאלה עליה יש לענות היא "להיכן הכסף הולך ומה אנו מקבלים תמורתו?" יש להקים מערכות שיספקו תשובות לשני היבטי השאלה בכל מקום ומידה שיתאפשרו."

תועלות

המושג המקורי, או זה שעבר שינויים קלים על-ידי ממשלות אחרות, של תקצוב תוכניות, נועד לסייע למקבלי ההחלטות ברמה הגבוהה יותר הטרודים בשאלות רחבות של האם ליזום, לשמור, לשנות או לחסל פעילויות מסוימות.

הדגש על תקצוב תפוקה בשילוב עם תשומת לב מוגברת לטכניקות חשבונאות ניהולית עוזר למקד את תשומת הלב על הערכת יעילותן של פעילויות עכשוויות ועתידיות כדי להבטיח ניצול יעיל של המשאבים הזמינים ובמיוחד:

1. כדי לחשוף פעילויות בלתי-כלכליות, כושר ייצור בלתי-מנוצל ובזבוז כדי לסייע בנקיטת פעולה מתקנת; ו-

2. כדי להבטיח שההחלטות יתקבלו מתוך הבנה מלאה של המידע הפיננסי הרלבנטי.

התועלות הפוטנציאליות של גישה זאת הן ברורות. אולם, הדבר המעונין עבור ההנהלות במיגזר הפרטי הוא שלמרות שתקצוב תוכניות פותח ואומץ לשימוש במינהל הציבורי, הדרך בה הוא משלב טכניקות תכנון, הערכה ובקרה לחבילה עיקבית צריכה לעניין את אלה המעורבים בתכנון עסקי ובקרה פיננסית בתעשייה או במסחר.


 

רגע של השראה
 

להתחיל בקטן

סולומון רוטשילד טייל ברחוב בוינה. כייס ניסה לשלוף ממחטת משי מכיסו של הבנקאי. ידיד ניסה להזהיר את רוטשילד: "האדם הזה מנסה לגנוב את הממחטה שלך."

השיב רוטשילד, "אז מה? כולנו התחלנו בקטן".

 

 

 

               

Copyright © 2007 Meir Liraz. All Rights Reserved     האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול