האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

   רעיונות ניהול, מנהל עסקים

קביעת קדימויות

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

רעיון הקדימויות הוא מרכיב חשוב בהשגת יעילות בניהול ובעסקים כמו גם בכל תחום ארגוני או אישי. מומחי ניהול מזכירים שוב ושוב, "קבע את הקדימויות שלך." פיטר דרוקר מציין שביצוע מטלה X היטב הינו בזבוז זמן אם אין צורך לבצע מטלה זאת כלל.

חרף העצה הטובה לקבוע קדימויות, רק מעט יועצים מסבירים כיצד לעשות זאת. "הדבר הראשון קודם" הינו ביטוי פשוט אבל דו-משמעי. כיצד תחליט מהו הדבר הראשון? באיזה אופן צריך המצב להשתנות כדי שדבר ראשון אחד יוחלף באחר? הרבה מנהלים מבינים את העיקרון וקובעים באופן אינסטינקטיבי את רשימת הקדימויות בעבודתם. אולם חלק מהמנהלים אינם עושים זאת עקב אי-ידיעה של הכללים התורמים ליעילות המירבית.

הזדמנויות ליישום

כל מה שצריך להתבצע בתחום האחריות שלך יכול להפיק תועלת מהבנה של תהליך קביעת הקדימויות, ההחלטה כיצד לסדר את העבודה וכיצד לשנות את סדר המשימות כאשר הנסיבות משתנות. שני תחומים חשובים שיש לשקול הם עומס העבודה ולוח-הזמנים שלך, והעבודה המופקת על-ידי המחלקה או קבוצת העבודה שלך.

דוגמה

המנהל גרשון וינר הכין רצף של המשימות העיקריות המוטלות עליו:

1. מכתב למנכ"ל החברה בנוגע לשינויים בפעולות המחלקה המחייבים שינויים משמעותיים בצרכי התקציב.

2. ישיבה של המנהלים הכפופים לו כדי לדון בירידת מוראל חמורה בחטיבה.

3. ישיבה עם בוקשטיין, ראש מחקר ופיתוח, כדי לדון בתוכנית לקידום הרעיון שלו למוצר חדש.

כאשר וינר מניח את תיקו בתחילת היום, מגיעה שיחת טלפון מבוקשטיין: "ידיד שלי משוויץ מגיע לכאן לביקור. הוא מומחה לנושא של הרעיון שלך. הוא מוכן להיכנס אלינו לדון בנושא, אבל יש לו רק שעתיים החל מעכשיו. האם לבקש ממנו לבוא?"

הפריט בקדימות הנמוכה עובר מיד לראש הרשימה עבור גרשון וינר. למרות ששני הפריטים הראשונים נראו דחופים יותר, ההזדמנות להתייעצות עם המומחה היא טובה מדי מכדי להחמיץ.

איך ליישם

קביעת קדימויות בעלות משמעות דורשת הבנה של הגורמים הקובעים אותן. הגורמים העיקריים הם:

1. כסף. התוצאה הכספית התלויה בסדר הביצועים שלך הינה לעתים קרובות הגורם השליט. אם אי-עמידה במועד אספקה ללקוח א' משמעותה קנס כספי, סביר להניח שההזמנה של לקוח זה תעלה לראש רשימת הקדימויות. אולם, לעתים, מנהלים מוכנים לשאת בהפסדים כספיים כאשר יש גורמים חשובים יותר.

2. זמן. גורמי הזמן מתממשים במספר דרכים:

* מנהל אחד אומר, "לפעמים יש לי הזמנה גדולה מלקוח חשוב הדורשת טיפול לפני כל דבר אחר. אולם אם הטיפול בהזמנה זאת תופס את המתקנים שלנו ויעצור כמה הזמנות קטנות יותר, הייתי מעבד קודם את העבודות הקטנות ומקווה להצליח לסיים את ההזמנה הגדולה בפרק זמן סביר. במלים אחרות, אני מוכן לקחת את הסיכון של תלונה אפשרית מצד לקוח גדול במקום להרגיז כמה לקוחות קטנים יותר."

* מנהל אחר אומר, "אם אני יכול לבצע כמה משימות קצרות בקלות, אני אוהב להיפטר מהן, וזאת משתי סיבות: ראשית, כדי לצמצם את מספר המשימות ברשימה, ושנית, כדי להיות מסוגל להתרכז בעבודות הממושכות יותר ללא אי-הנוחות שגורמת לי התחושה שהמשימות ממשיכות להיערם על שולחני."

3. עצירות והתחלות. כפי שכל מהנדס תעשייתי יודע, עצירות והתחלות יכולות לגרום לבזבוז זמן. מנקודה זאת מתעוררים שני שיקולי קדימויות:

* סיום. בטווח הרחוק יכול להיות יעיל יותר להיצמד לעבודה בעלת הקדימות הנמוכה יותר מאשר לעצור אותה, לעבור למשימה בעלת קדימות גבוהה, ואז לחזור למשימה שהופרעה עם הפסדים אפשריים הנובעים מהצורך להתארגן, לאסוף את המחשבות, וכן הלאה.

* הגורם האנושי. כאשר עובדים מעורבים, אתה עלול ליצור התנגדות עקב הסלידה הטבעית מהפרעות. אם גורמים אחרים כמו עלויות וזמן אינם מכריעים, עדיף לאפשר לעובד להשלים את המשימה לפני שיעבור למשימה אחרת.

4. מתקנים. זמינות הציוד, השטח והחומרים עשויה לקבוע את רצף הפעולות. אם ישיבה חשובה דורשת שימוש בחדר ישיבות בו משתמשת קבוצה שאי-אפשר להפריע לה, אתה תאלץ לחכות ולעבור לפריטים האחרים שעל סדר היום שלך.

מנהל חדר העירבול במפעל פלסטיק אומר, "כאשר אנחנו מריצים צבעים כהים על הגלילים, אנו דוחים את הצבעים הבהירים עד לסיום העבודה עם הצבעים הכהים, ואז אנחנו מנקים את הגלילים ועוברים לעבוד עם הבהירים."

5. מוניטין/מטרה. גורם זה הינו אמנם אחרון אבל בהחלט לא פחות חשוב. בעולם העסקים המציאותי, "הלקוח הטוב ביותר" שהינו אולי גם הארגון הגדול ביותר או זה שמביא הכי הרבה כסף - יכול להשיג כל מה שהוא רוצה. כאשר כל שאר הגורמים שווים, זאת הדרך בה יתרחשו הדברים. תכונות אחרות עשויות להפעיל אותו סוג לחץ:

* הבוס עשוי לבקש ממך "בקשה שאי אפשר לסרב לה." מנהלים אחרים בדרגים גבוהים יותר בארגון עשויים לתפוס את זמנך ומתקניך משום שיש להם מעמד וסמכות.

* ידיד ועמית עשוי להזדקק לעזרה עד לנקודה בה אתה עוזב הכול כדי לעזור לו.

* גם שיקולים אישיים ואנושיים עשויים לגרום לך להפוך את סדר הקדימויות: עובד שנפגע בתאונה, או מקרה חירום בבית. בקשת עזרה מספק, לקוח או עמית עשויים להפוך את סדר הקדימויות שלך על פיו.

גורם נוסף, שהינו קשה משום שבדרך כלל הוא מחייב ניחוש, או שקילת תוצאות לטווח קרוב לעומת תוצאות לטווח רחוק. אתה יכול אולי להשביע את רצונו של אדם אחד, אבל בעשותך כך אתה גורם לתלונות מצידו של אדם אחר. בסופו של דבר השם הרע שיצא לך אצל האדם השני עלול להיות יקר ולגרום להעכרת היחסים או להפסד כספי. הדבר החשוב הוא לשקול את הטווח הקרוב מול הטווח הרחוק ולקבל החלטה שקולה. לפעמים אין לך ברירה אלא להסתמך על השיפוט הסובייקטיבי שלך כמפלט אחרון.


 

רגע של השראה
 

הנעה היא כמו קיטור

יש אנשים הסבורים כי מוטיבציה אישית או "הנעה" כפי שהיא נקראת בעברית, היא כמו מגן שמש במכונית - תוכל להגיע למחוז חפצך אתו או בלעדיו. למעשה, הנעה היא המנוע - היא הכוח המניע מאחורי כל דבר שאדם עושה, בין אם חיובי או שלילי, תורם לשיפור עצמי או גורם להרס עצמי, מכוון או בלתי-מכוון.

הנעה הפכה למושג ממוסחר ורבים טועים בהבנתה. לגורמי הנעה חיצוניים כגון, הפגנות, בונוסים, תחרויות פרסים, נואמים מלהיבים, יש כוח מועט בלבד. כל אלה לא יועילו אלא אם כן אתה הוא זה שתרצה לשנות לטובה את חייך, כאשר אתה מוכן להפנים ולקבל את המסר.

ניתן ללמוד הנעה ולפתחה. היא אינה חייבת להיות מולדת. הנעה אינה נחלת המוכשרים בלבד. אין לה קשר בכלל עם מנת משכל גבוהה. אין זה משנה מי הוריך ובאלה נסיבות נולדת. גם יכולת, השכלה או כישורים אינם משנים הרבה. הנעה היא דחף פנימי הגורם לך לנוע קדימה למרות ייאוש, שגיאות ומכשולים.

מעבר לגורמי ההנעה הבסיסיים, הפיזיים והנפשיים, הקיימים בחיים - הישרדות, רעב, צמא, אהבה, כסף, תענוג ואמונה - ישנם שני רגשות בעלי עוצמה השולטים בהתנהגות האנושית: פחד ורצון עז.

פחד הוא גורם הנעה חזק, שלילי. מעסיקים ועובדים רבים משתמשים בפחד בצורה של איומים, הפעלת כוח ועונש, מתוך השקפה מוטעית שזוהי הדרך המהירה ביותר להשיג את מטרותיהם. ואולם המחקרים מראים כי ניסיון להשיג הנעה באמצעות הפחד אינו עובד. הפחד מגביל, מעכב, גורם למתח ופאניקה ומאלץ. הוא יוצר מתח, חרדה ועוינות. לבסוף, הפחד משבש תוכניות ומזים יעדים. הפחד הוא גם אויב גדול של היצירתיות.

לעומת זאת, רצון עז הוא הכוח הפנימי הדוחף הנעה אישית והופך אותה לפעולה חיובית. הוא מרגש ותורם אנרגיה, הוא מעודד התלהבות ומצויינות. רצון עז הוא הרגש שבונה, מתכנן ומשיג יעדים. הנעה מתוך רצון עז מובילה לעתיד, לתענוג ולהצלחה.

אצל רבים מאיתנו, ההנעה האישית אינה ממוקדת, היא מתפזרת לכל הכיוונים. כאשר הנעה אינה קשורה ליעד מסוים, היא מידרדרת במהירות וקופאת על שמריה. אולם, כאשר הנעה מתמקדת ביעד יחיד ומוגדר היטב, היא הופכת לכוח חזק לקראת הצלחה והישג.

חשוב על הנעה כעל קיטור. קיטור המשתחרר לאוויר הפתוח מתאדה ומתפוגג. אם הקיטור נלכד בחדר הוא עשוי לגרום לך להרגיש תחושה דביקה וחום. אולם, אם רותמים את הקיטור למנוע בכוחו למשוך רכבת השוקלת אלף טון.

כך גם לגבי הנעה. הנעה יכולה להתחמק ממך, להתאדות לאוויר ולהשאירך מרוקן מהתלהבות ואדיש. או, הנעה עלולה להילכד בתוכך, לגרום לך עצבנות ותסכול. אולם, הנעה הרתומה ליעד עשויה לסייע לך להשיג כמעט כל מה שתחשוק בו.

 

 

 

               

Copyright © 2007 Meir Liraz. All Rights Reserved     האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול