האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

   רעיונות ניהול, מנהל עסקים

דיבור בפני קהל

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

במסגרת עבודתו, נדרש המנהל לשאת דברים, באופן רשמי או בלתי רשמי, בישיבות או בפני קבוצות שונות, בוועידות או קורסי הכשרה. לפיכך, כושר דיבור טוב בפני קבוצה הוא מיומנות החיונית למנהל ועליך לרכשה ולפתחה.

שלושת המרכיבים של הנאום האפקטיבי הם:

* להתגבר על עצבנות

* הכנה יסודית

* ביצוע טוב.

להתגבר על עצבנות

עצבנות מסוימת היא דבר טוב. בזכותה אתה מתכונן ומשקיע מחשבה, האדרנלין זורם בגופך ומשפר את הביצועים. אולם עצבנות מופרזת פוגעת באפקטיביות שלך ויש לרסנה.

הסיבות השכיחות לעצבנות יתר הן: חשש מכישלון, חשש להיראות טיפש, פחד מהתמוטטות, רגש נחיתות וחשש של הנואם מפני בידוד. כדי להתגבר על כך, יש לזכור שלושה דברים ולבצע שישה:

מה חשוב לזכור בנוגע לעצבנות

* כל אדם עצבני. זה טבעי ומסיבות שצוינו קודם לכן, העצבנות היא דבר חיובי.

* בדרך כלל, אנשים נואמים גרוע. יש לך סיכוי להצליח יותר מאחרים בתחום זה.

* יש לך משהו לתרום לנושא, שאם לא כן לא היית מוזמן לשאת דברים.

שישה דברים שיש לעשות בנוגע לעצבנות

* לתרגל. נצל כל הזדמנות שצצה לשאת דברים בציבור. ככל שתרבה לעשות זאת, כך תרכוש יותר ביטחון. עודד אנשים להביע ביקורת בונה לגבי צורת הדיבור שלך ופעל לפיה.

* להכיר את הנושא. השג עובדות, דוגמאות והדגמות שאותן תעביר לקהל המאזינים.

* להכיר את הקהל. מי יהיה שם? מה הם מצפים לשמוע? מה ירצו להשיג בהאזנה לדבריך?

* לדעת את מטרתך. וודא כי אתה יודע מה ברצונך להשיג. אם תוכל, דמיין לעצמך כיצד כל אדם מקרב המאזינים הולך לדרכו לאחר שלמד משהו חדש אותו יוכל ליישם.

* להתכונן.

* לעשות חזרות.

הכנה

שריין לעצמך מספיק זמן כדי להתכונן. עשה זאת בשתי דרכים. תחילה, השאר לעצמך מספיק זמן שבו הלחץ נמוך; החל לחשוב בעוד מועד - באמבט, בדרך לעבודה, כאשר אתה מכסח דשא, בכל מקום בו תוכל לפתח באופן חופשי רעיונות חדשים בנוגע לנושא. שנית, השאר לעצמך זמן רב להכנה מעשית לנאום. ישנם שמונה שלבי הכנה.

1. הסכמה לשאת דברים.

אל תסכים לשאת דברים אלא אם אתה יודע שיש לך מה לתרום לקהל זה בנושא זה.

2. להשיג מידע

אסוף עובדות וטיעונים לנאום באמצעות: חשיבה וכתיבת כל הנקודות כפי שהן צצות בראשך; קריאה על הנושא; שיחה עם עמיתים וחברים ושמירת תגזירים ותיקים לגבי נושאים שאולי תצטרך לדבר עליהם.

3. להחליט מה לומר

החל בהגדרת מטרתך. מטרתך היא לשכנע, לעניין או להחדיר השראה? לאחר מכן להחליט מה המסר העיקרי שברצונך להעביר. אמץ לך את "כלל השלושה". מעטים האנשים המסוגלים לקלוט יותר משלושה רעיונות חדשים בבת-אחת. פשט את דבריך כדי להבטיח ששלושת הדברים העיקריים שברצונך להעביר ישמעו ברורים. לבסוף, בחר את העובדות והטיעונים התומכים במסר שלך, בצורה הטובה ביותר.

לעולם אל תנסה להספיק יותר מדי. הטעות הגורלית שכל נואם עלול לעשות היא לספר כל מה שהוא יודע. בחר ופשט, תוך הישענות על "כלל השלושה."

4. בניית הנאום

מבנה טוב הוא דבר חיוני. הוא יוצר המשכיות, קל לעקוב אחר מחשבותיך והוא מעניק לנאום פרספקטיבה ואיזון. מעל הכול, מבנה טוב עוזר לך להעביר את המסר.

השיטה הקלסית של בנית נאום היא "אמור להם מה אתה עומד לומר - אמור זאת - ספר להם מה אמרת." שוב פועל כאן "כלל השלושה", כפי שהוא חל לגבי מרחב תשומת הלב שתשיג. קרוב לוודאי שקהל המאזינים יקשיבו לשליש ממה שאתה אומר. אם תאמר זאת שלוש פעמים בשלוש דרכים שונות, הם יקשיבו לך לפחות פעם אחת.

בבית הספר למדת וודאי כי לחיבור טוב יש התחלה, אמצע וסוף. אותו עיקרון בדיוק חל על נאום.

כאשר אתה מכין את הנאום פנה תחילה לחלק האמצעי ו:

* כתוב את המסרים העיקריים על כרטיסים נפרדים.

* רשום את הנקודות שברצונך להעלות, בהשוואה לכל מסר עיקרי

* הצג את הנקודות בלווית עובדות, הוכחות ודוגמאות. הכנס נופך מקומי

* סדר את הכרטיסים ברצף שונה כדי לסייע לך להחליט מהי הדרך הטובה ביותר להשפיע על הקהל ולהציג רעיונותיך בצורה שוטפת והגיונית.

לאחר מכן, עסוק בפתיחה של נאומך. מטרותיך הן למשוך תשומת לב, לעורר עניין ולהשרות ביטחון. רמוז לקהל מאזיניך מה אתה עומד לומר. הדגש את מטרת דבריך - מה הם יפיקו.

לסיכום, חשוב כיצד תסכם את דבריך. הרושם הראשון והסופי חשובים מאוד. סכם בפואנטה חזקה.

שקול בקפידה שאלות של אורך הדברים, חיזוק והמשכיות. לעולם אל תדבר יותר מ40- דקות בפעם אחת. עדיף לדבר במשך 20 או 30 דקות. מעטים הנואמים המסוגלים למשוך תשומת לב קהל במשך זמן רב. בדרך כלל הקהל מגלה עניין רב בהתחלה (אלא אם כן אתה "מבלגן" את הפתיחה לדבריך). לאחר מכן יורד העניין בהדרגה, עד אשר המאזינים מבחינים כי אתה מתקרב לסיום דבריך. בנקודה זו הם מתעוררים. מכאן חשיבות הסיום.

כדי לשמור על תשומת לבם לכל אורך דבריך, שבץ סיכומי ביניים המחזקים את דבריך ומעל הכול, מעבירים את המסרים העיקריים שלך, במהלך נאומך.

המשכיות חשובה באותה מידה. עליך לבנות את טיעוניך בהדרגה עד שתגיע למסקנה חיובית, שתשאיר רושם על המאזינים. שבץ "סימני דרך", סיכומי ביניים וקטעים מגשרים, שיובילו את מאזיניך באופן טבעי מנקודה אחת לבאה אחריה.

5. הכן את רשימותיך

הרשימות הטובות ביותר הן הכרטיסים בהם משתמשים להכנת הנאום. כל כרטיסיה תתייחס לקטע מסוים של הדברים ותכלול את ראשי הפרקים העיקריים. הימנע משימוש במלים רבות מדי על כל כרטיסיה; הדבר רק יגרום לך לבלבול.

במהלך נאום ניתן לעיין בקלות בכרטיסים מסוג זה, מבלי להסיח את תשומת הלב של המאזינים. יחד עם זאת, כדאי לרשום את הערות הפתיחה והסיכום שלך, במלואן, על כרטיסים נפרדים. לאחר מכן תוכל ללמוד אותן בעל-פה ולהבטיח בכך שתפתח את דבריך בביטחון ותגיע לסיכום חיובי.


6. הכן עזרים חזותיים

כיוון שמאזיניך יקלטו רק שליש מדבריך, אם בכלל, מומלץ לחזק את המסר שלך בעזרים חזותיים. פנה ליותר מחוש אחד בו-זמנית. כרזות, לוח וגיר, שקופיות וכו' הן גיבוי טוב, אך אל תפריז בשימוש בהם ושמור על פשטות. עזרים חזותיים רבים מדי עלולים להסיח את הדעת. מלים רבות מדי או הצגה מפורטת מדי, יסיחו את תשומת לב הקהל ויגרמו לשעמום ולבלבול.

7. ערוך חזרות

חזרה היא חיונית. היא מחדירה ביטחון, מסייעת לך לתזמן נכון את דבריך, עוזרת לך ללטש את הערות הפתיחה והסיום ולתאם בין נאומיך ובין עזרים חזותיים.

חזור על דבריך מספר פעמים ושים לב מה אורך כל קטע. עליך להתרגל להרחיב בדבריך מבלי ל"מרוח". אסור לכתוב נאום ולאחר מכן לקרוא מהכתב. הנאום יהיה נוקשה וחסר חיים.

תרגל נאום בקול - בעמידה, אם אכן אתה עומד לנאום בעמידה. יש המקליטים את עצמם, אך טוב יותר לבקש ממישהו להקשיב לך ולהציע ביקורת בונה. יתכן שיקשה עליך לקבל ביקורת אך זה ישתלם.

לסיום, נסה לערוך חזרה בחדר שבו אתה עומד לשאת דברים, תוך שימוש בעזרים החזותיים וכאשר מישהו יושב בקצה האולם כדי לוודא שקולך נשמע.

8. בדוק והכן סידורים במקום

בדוק האם העזרים החזותיים שלך בולטים לעין. וודא כי אתה אכן יודע כיצד להשתמש בהם. בדוק את מטול השקופיות ומקד אותו. תדרך את מקרין השקופיות. אם אתה משתמש בשקופיות בקרוסלה, עבור עליהן כדי לבדוק שהרצף נכון ואף אחת מהן אינה הפוכה.

היה מוכן לתקלות בציוד. יתכן שתצטרך לתקן משהו כשזמנך דחוק. מסיבה זו אסור לסמוך על עזרים חזותיים יתר על המידה.

לפני שתתחיל בנאום, בדוק אם רשימותיך והעזרים החזותיים מסודרים בסדר נכון והאם הם זמינים. אין דבר גרוע יותר מנואם שמבלבל את נאומו ומגשש חסר אונים אחר השקופית הבאה שלו.

העברת הנאום

ההכנה היסודית מבטיחה שלא תיכשל. לא תתמוטט. אולם, הדרך שבה תעביר את הנאום תקבע את הרושם שתשאיר. ביצוע טוב תלוי בטכניקה ובאופן העברת הדברים.


 טכניקה

קולך צריך להגיע לאנשים היושבים בסוף האולם. אם אינך בטוח ששומעים אותך, שאל. מישהו שיקרא לעברך "לא שומעים" עלול להוציא אותך מהריכוז. גוון את קצב הדיבור, גובה הקול וההדגשים. הפסק מעט לפני שתשמיע נקודה מרכזית, כדי להדגישה. לאחר שהשמעת אותה, הפסק שוב כדי לאפשר למאזינים לעכל את דבריך. נסה לדבר כמו בשיחה. אל תנקוט בסגנון נוקשה מדי. זו אחת הסיבות מדוע אין לקרוא דברים מהנייר. אם תתנהג באופן טבעי, קרוב לוודאי שהקהל יהיה לצידך. הפוגה קלילה היא דבר טוב אם משבצים אותה באופן טבעי. אנשים משתעממים בנקל אם מדברים אליהם בטון של הרצאה. אולם, אם אינך מצטיין בבדיחות, מוטב שלא תספרן. אל תכניס בדיחות בכוח כיוון שאתה חש שאתה מוכרח. רבים הנואמים שאינם משבצים בדיחות ובכל זאת דבריהם אפקטיביים והקהל מחבבם, מצד שני אין כמו בדיחות או אנקדוטות כדי לעורר ענין בקהל. השתמש במלים ומשפטים פשוטים וקצרים. עיניך משמשות כקשר טוב עם הקהל. התבונן בקהל המאזינים, בחן את תגובתם והתאם עצמך אליה. אל תיחרד אם אנשים מתבוננים בשעון; אם יתחילו לנענע בשעון כדי לראות אם עצר מלכת, עליך לדאוג באמת. השתמש בידיים למחווה והדגשה בלבד. הימנע מתנועות עצבניות. אל תכניס ידיים לכיסים. עמוד באופן טבעי וזקוף. אל תעמוד עמידה מרושלת. עליך לשלוט במצב ולהיראות כזה. אם תצעד קדימה ואחור כאריה בסוגרו, תסיח את דעת הקהל. הם יעקבו כדי לראות אם אינך נתקל בחפץ או נופל מדוכן הנואמים.

אופן העברת הדברים

הירגע והראה כי אתה רגוע. עליך להעביר תחושה של ביטחון שקט. רוגע ובטחון תרכוש בהכנה יסודית ובתרגול. אל תטיף לקהל המאזינים. הם ישנאו את טון דבריך ותיצור אצלם התנגדות לדבריך. הפגן כנות ואמונה בדבריך. כנות ברורה, אמונה במסר שלך, טון חיובי של שכנוע והתלהבות, במהלך העברת המסר שלך, טובים יותר מכל טכניקה.

 

רגע של השראה
 

זמן אינדיאני

בראשית תקופת המערב הפרוע בארה"ב, קצין צבא אמריקאי טרי נפגש עם מנהיג אינדיאני במבצר על הגבול. הוא הציג למנהיג שאלות רבות באמצעות מתורגמן, אך לא זכה לתשובה, האינדיאני פשוט שתק.

אחרי הפגישה, הוא שאל את המתרגם מדוע.

המתרגם השיב. "לכך אנו קוראים זמן אינדיאני. יש לו מספיק כבוד כלפי השאלות שהצגת לו, כך שהוא ילך לדרכו ויחשוב עליהן לפני שיתן לך תשובה."

אולי מוטב יהיה שכולנו נסגל לנו קצת משיטת ה'זמן האינדיאני'.

 

 

 

               

Copyright © 2007 Meir Liraz. All Rights Reserved     האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול