האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

   רעיונות ניהול, מנהל עסקים

הצגת נושא

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

כמנהל, תידרש לעתים קרובות להציג עמדה לגבי הדברים שיש לבצע, לדעתך. עליך לשכנע אנשים להאמין לדיעותיך ולקבל את המלצותיך. כדי לעשות זאת, עליך לדעת בבירור מה צריך לדעתך לעשות ועליך להוכיח כי אתה מאמין בעצמך. מעל לכל, האפקטיביות של הצגת הנושא על ידך, תלויה במידת הקפדנות שבה הכנת אותה.

הכנה

הכנה יסודית היא חיונית. עליך לחשוב לא רק מה יש לעשות ומדוע, אלא גם כיצד אנשים יגיבו. רק אז תוכל להחליט כיצד להציג את עמדתך; להדגיש את היתרונות מבלי להפחית בחשיבות העלויות, ולצפות להתנגדויות.

עליך לחשוב על השאלות שקהל שומעיך עשוי להעלות ולענות עליהן מראש, או לפחות להכין תשובות. קרוב לוודאי שתיתקל בשאלות הבאות:

שאלות "מה?"

- מהי ההצעה?

- מה יהיה היתרון?

- מה יהיה המחיר?

- מהם העובדות, הנתונים, התחזיות וההנחות עליהן מבוססת ההצעה?

- מהן החלופות?

שאלות "מדוע?"

- מדוע עלינו לשנות מה שאנו עושים כעת?

- האם הצעה או פיתרון זה טובים יותר מהחלופות?

שאלות "כיצד?"

- כיצד יש לבצע את השינוי?

- כיצד להתגבר על המכשולים?

- כיצד נבחנו החלופות?

- כיצד ישפיע עלי השינוי?

שאלות "מי?"

- מי יושפע מהשינוי ומה תהיה תגובתם?

- מי יהיה תומך נלהב בשינוי או מי יתנגד לו באופן נמרץ, ומדוע?

- מי יישם את ההצעה?

שאלות "מתי?"

- מתי יש לבצע זאת?

כדי להציג את עמדתך בצורה משכנעת עליך לבצע שלושה דברים:

1. להראות כי עמדתך מבוססת על ניתוח יסודי של העובדות, כי החלופות הוערכו בצורה נאותה, לפני הסקת המסקנה. אם העלית הנחות, עליך להוכיח כי הן סבירות על בסיס ניסיון רלבנטי ותחזיות הניתנות להנמקות, כאשר דברים בלתי-צפויים נלקחים בחשבון. אל תשכח את מילותיו של רוברט הלר כי "חוזקה של הצעה נמדד על פי ההנחה החלשה ביותר שלה."

2. ציין את היתרונות - לגבי החברה וכן לגבי האנשים בפניהם מוצגת העמדה. כל אימת שהדבר אפשרי, בטא יתרונות במונחים כספיים. קשה 'למכור' יתרונות מופשטים כגון, שביעות רצון הלקוח או מוראל העובדים. אולם, אל תבוא עם 'מספרים מצחיקים' - הנמקות כספיות שלא יעמדו במבחן.

3. חשוף עלויות. אל תנסה להסתירן בדרך כלשהי. היה ריאלי. הצעתך צפויה להיגנז אם מישהו יוכל להוכיח כי הפחתת בחשיבות העלויות.

אל תשכח, אנשי חבר המנהלים רוצים לדעת במושגים מדוייקים מה יקבלו תמורת כספם. מרביתם זהירים. הם אינם מוכנים לקחת סיכון ולעתים קרובות גם אין ביכולתם. מסיבה זו, קשה לשכנעם לבצע נסיונות או תוכניות ניסוייות אלא אם כן חבר המנהלים, הוועדה או הפרט מסוגלים לראות מה יהיו היתרונות האמיתיים ומה יהיה המחיר.

הצגה

לעתים קרובות תציג את הצעתך בשני שלבים: דו"ח בכתב ולאחריו הצגה בעל-פה. פעמים רבות איכות ההצגה בעל-פה תכריע את הכף לטובתך (או נגדך). בפרק אחר נידונה דרך הכנתו של דו"ח כתוב (ע"ע כתיבת דוחות). בשלב זה מן הראוי לציין מספר נקודות מיוחדות שעליך לזכור כאשר אתה מציג עמדה בעל-פה לפני קהל:

1. בעת ההצגה, לא די לחזור על עובדות המוזכרות בדו"ח הכתוב. יש להשתמש בדו"ח זה כדי לסקור את הנקודות העיקריות בטיעון, מבלי להיכנס לפירוט.

2. אל תניח כי הקהל קרא את הדו"ח בכתב או הבינו. בעודך מדבר, נסה להימנע מהתייחסות לדו"ח. כך אתה עלול להסיט את תשומת לב הקהל מהדברים שאתה אומר. השתמש בעזרים חזותיים כדי להדגיש את הנקודות העיקריות. אולם, אל תפריז בשימוש זה - אתה עלול להיראות חלקלק מדי. הקהל ישתכנע ממך, לא מהעזרים החזותיים, אלגנטיים ככל שיהיו.

3. עליך להבטיח כבר בפתיחה כי תשומת הלב של הקהל תוסב אליך. עליהם להתעניין מייד בהצגה שלך. פתח בהתווית תוכניתך, יתרונותיה ועלותה. ספר לקהל כיצד אתה עומד לפתח את עמדתך.

4. ציין גם את החסרונות ודרכי הפעולה החליפיות כך שלא יחשדו בך כי אתה מסתיר או משמיט דברים.

5. הימנע מלהיקלע לפרטים רבים מדי. דבר בקיצור ולעניין.

6. חובה לסכם בצורה משכנעת. הסיכום חייב להבהיר מה אתה מצפה שחבר המנהלים, הוועדה או הפרט, יבצעו.

האפקטיביות של ההצגה שלך תלויה במידה רבה בהכנה טובה מצידך. לא די לסכם על הנייר עובדות, נתונים וטיעונים, בצורה ברורה. עליך להחליט מה תאמר בישיבה וכיצד. ככל שהמקרה חשוב יותר, כך עליך לחזור ולהתכונן לפני ההצגה.

רשימת בדיקה

להלן רשימת בדיקה להצגת נושא בצורה אפקטיבית:

1. האם ידוע לך בדיוק מה אתה רוצה להשיג באמצעות ההצגה?

2. האם אתה באמת מאמין בעמדתך?

3. האם השגת ובדקת את כל העובדות התומכות בעמדתך?

4. מהם הטיעונים החזקים ביותר בעמדתך?

5. מדוע יש לשנות את המצב הקיים?

6. מי עוד יושפע? איגודים מקצועיים, חטיבות או מחלקות אחרות?

7. מהם הטיעונים נגד תוכניתך?

8. מהן החלופות לתוכניתך?

9. למי אתה מציג את עמדתך? האם ביצעת פעולת שתדלנות?

10. האם שוחחת על הצד הכספי עם מומחים?

11. האם ידוע לך מי עשויים להיות בני ברית ומי יהיו יריבים?

12. האם הכנת דפי חלוקה ובהם נתונים מסובכים כלשהם?

13. האם דנת בשאלה מה המועד הטוב ביותר להצגת עמדתך?

14. נתוניך היו טובים כאשר חשבת עליהם לראשונה: האם הם עדיין טובים?


 

רגע של השראה
 

את מי אתה מאשים?

אחד המכשולים העיקריים להשגת שגשוג והגשמה עצמית הוא המנהג להאשים אחרים. זהו מנהג ישן הקיים מאז בריאת העולם. אחרי שאדם הראשון אכל מהתפוח הוא הצביע במהירות על חווה ואמר, "האישה אשר נתת עימדי היא נתנה לי מן העץ ואוכל". העברת ההאשמה למישהו אחר היא מנהג נפוץ אצל אנשים רבים: "זו אשמתו", "הוא לא עשה ככה, אז אני לא יכולתי לעשות זאת", "החברה הזו אינה מעריכה אותי, לכן מדוע שבכלל אנסה?"

מי שאינו בוגר בנפשו מאשים אחרים - את ה'בוס', בן/בת הזוג, ההורים, החברה, הממשלה, הגורל, המזל, הכוכבים - כל אחד וכל דבר מלבד את עצמו. מי שבוגר בנפשו שואל, "מה יש בי שגרם לזה להתרחש?" "במה טעיתי?" ולבסוף, "מה אוכל לעשות בפעם הבאה כדי למנוע טעויות ולממש את כוונתי?"

המנהג להאשים אחרים הוא מכשול משמעותי בדרך לשגשוג. מדוע? כי הוא מונע מאתנו ללמוד משגיאותינו. הדבר דומה לכיסוי העיניים. אם לא נכיר בכישלון כמות שהוא, לא נוכל להתמודד איתו. במקום לבצע שינויים כדי לשפר את עצמנו, אנו לכודים במעגל קסמים של טעויות ומשגים, האשמת הזולת, אי-למידה, חזרה על משגים דומים, וכן הלאה.

האם אתה מתנער מאחריות אישית כל אימת שאתה יכול? האם אתה חושש לקחת אחריות? האם אתה סבור שזהו עומס שעליך לגרור, משקל על כתפיך המונע ממך לעשות את שאתה רוצה? האמת היא הפוכה מכפי שאתה חושב. מחקרים שנעשים בתחום הביו-משוב והפסיכולוגיה מאשרים כי שליטה עצמית אחראית היא הנתיב לבריאות נפשית.

בתחום הפסיכולוגיה ידועים המימצאים של הפסיכולוג האמריקאי, אברהם מסלו, אשר יושמו על ידי קרל רוג'רס, וויליאם גלאזר, ויקטור פרנקל ומדענים בולטים אחרים בתחום הבריאות.

בתיאוריה שלהם יש ראייה מאוד אופטימית של צמיחה ופוטנציאל אנושי. היא מכונה 'הפסיכולוגיה של האחריות'. הטיעון העיקרי של התיאוריה הוא שחוסר אחריות, חוסר ערכים ומוסר מובילים להתנהגות בלתי נורמלית, נוירוזה והידרדרות נפשית.

הטיפול באנשים הסובלים מסימפטומים אלו אינו כרוך בניתוח פרוידיאני מקיף של סודות כמוסים שאדם גורר אתו מהעבר. תחת זאת, הטיפול מתמקד בסיוע לחולים להבחין כי הם אחראים לפעולותיהם בהווה וכן להתנהגותם בעתיד, פשוט מאד מלמדים אותם לקחת אחריות על מעשיהם.

כאשר אדם נוירוטי ואומלל מתחיל לקבל על עצמו אחריות אישית, הוא חופשי לחתור אחר יעדים חיוביים ללא הקביים של התנהגות הרסנית או עשרות שנים של תלות בפסיכולוג.

 

 

 

               

Copyright © 2007 Meir Liraz. All Rights Reserved     האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול