האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

   רעיונות ניהול, מנהל עסקים

רשימת משימות יומית

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

"זמן" הוא מצרך יקר לרבים מאיתנו. הדבר נכון במיוחד למנהלים ולאנשי עסקים. לעיתים קרובות אנו נמצאים במתח משום שאיננו מספיקים לעשות את כל הדברים שתכננו. אנו מביטים לאחור אל הפעולות שביצענו במשך היום ומגלים כי זמן רב מדי הוקדש לפעולות בלתי חיוניות. אנו חשים כי באמצעות ארגון וניהול נכון יותר של הזמן יכולנו להספיק הרבה יותר.

מחקרים שנערכו בארה"ב מגלים כי באמצעות מערכת נכונה של ניהול זמן איש העסקים הממוצע יכול לחסוך עד 40% מזמנו, חסכון המתבטא בהגדלת התפוקה והפריון של אותו אדם בשיעור דומה.

האמרה האמריקאית הידועה אומרת "זמן הוא כסף". ואכן חסכון בזמן פרושו חסכון בכסף. אבל החסכון בזמן הינו רק אחד מהיתרונות של ניהול זמן אפקטיבי. בין היתרונות הנוספים ניתן למנות: הפחתת "העצבים" והמתח בעבודה, מתן שרות טוב יותר, מניעת איחורים, השלמת משימות בזמן, יחסי אנוש משופרים וכו'.

כיצד אם כן נוכל לנהל את זמננו ביתר יעילות? ניהול זמן אפקטיבי מתחיל בעריכת רשימת משימות יומית: "מה עלי לעשות היום?"

מדי ערב בתום יום העבודה או מיד בבוקר בתחילת יום העבודה עליך להקדיש כמה דקות להכנת רשימה של המשימות אותן עליך לבצע ביום העבודה הקרוב, זוהי תוכנית העבודה שלך ליום הבא. רשימה זו תהיה מורכבת ממשימות חדשות וממשימות היום הקודם שלא הושלמו, אותן אתה מעתיק מתוך רשימת המשימות היומית של היום הקודם. הדף עליו אתה עורך את הרשימה יישא בראשו את תאריך היום ויחולק לשניים, חלק אחד יוקדש לרשימת משימות הקשורה לעבודתך והחלק השני למשימות הקשורות לחיים הפרטיים.

עריכת רשימת המשימות היומית כוללת שלושה שלבים. בשלב הראשון אתה פשוט רושם אחת לאחת את כל המשימות והמטלות שאתה סבור שעליך לבצע היום. רשום יותר משימות מאלה שאתה סבור שתוכל להספיק וזאת למקרה שיתפנה לך זמן בלתי צפוי. לימינה של כל משימה מתח קו קצר באורך של כ1- ס"מ עליו תוכל לסמן אח"כ אם המשימה הושלמה.

השלב השני כולל קביעת סדרי עדיפויות על פי דרגת החשיבות של כל משימה. קביעת סדרי עדיפות הינה תנאי בסיסי להצלחת כל מערכת של ניהול זמן, לצורך זה מקובל להשתמש בספרות אנגליות ,A,B,C בסיווגים אלה: A=חיוני, B=חשוב C=בעל חשיבות משנית. עליך לסווג את כל המשימות תוך שימוש בספרות הנ"ל, ציין מימינה של כל משימה את הסיפרה המציינת את סדר העדיפות שלה.

השלב השלישי כולל קביעת סיווג משני בתוך כל סיווג ראשי, כאן עליך להשתמש במספרים אשר יסומנו ליד הספרות האנגליות, קבוצת A תסומן A-3 ,A-2 ,A-1. קבוצת B: B-2,B-1 ,B-3  וכן הלאה.

רשימת המשימות היומית צריכה לכלול את כל הפעולות אותן אתה מתכנן לבצע היום. פעולות אלה יכולות לכלול:

* מטלות שנקבע להן לוח זמנים לביצוע כגון: דוחו"ת שיש להגיש, הצעות, סיכומים, וכו'.

* משימות אותן יש לבצע בזמן הקרוב בהתבסס על תכנון העבודה השוטף.

* תזכורת למעקב כאשר אין לוח זמנים לביצוע אך יש לדאוג שהעבודה תמשיך להתבצע.

* תזכורת לגבי משימות עם תאריך השלמה מתקרב כדי למנוע "לחץ של הרגע האחרון".

* התחלה של פרוייקטים חדשים.

אם כן, השלב הראשון בהכנת רשימת משימות יומית הינו רישום הפעולות אותן אתה מתכנן לבצע היום. כיצד תחליט אילו פעולות עליך לבצע היום? העזר לשם כך ברשימת השאלות הבאה:

1. מבין היעדים שלי לטווח ארוך ולטווח בינוני, על איזה עלי לעבוד היום?

2. איזה פרוייקטים יניבו את התשואה הגבוהה ביותר על הזמן שיושקע בהם?

3. איזה פרוייקטים יהוו את האיום הגדול ביותר לאינטרסים שלי ולאינטרסים של החברה שלי אם לא אעבוד עליהם?

4. איזה פרוייקטים נחשבים על ידי הממונה עלי כחיוניים ביותר?

5. על איזה משימות מן היום הקודם אותן לא הצלחתי להשלים - עלי לעבוד היום?

השלב השני, כפי שהוזכר קודם לכן, הינו סיווג המשימות על פי סדר העדיפות לביצוע. כאשר אתה קובע את סדר העדיפות ומתכנן את המועד ומשך הזמן שתקדיש לכל משימה תוכל להיעזר בנקודות הבאות:

1. אילו משימות יפיקו את התרומה הרבה ביותר למילוי היעדים שלי שהם ברמת עדיפות גבוהה?

2. מה יעזור להפיק את התוצאות הטובות ביותר לטווח הארוך?

3. מה יתן את התשואה הגבוהה ביותר על הזמן המושקע?

4. מה יקרה אם לא אבצע כל אחת ממשימות אלה היום? על מי זה ישפיע? האם מישהו יסבול?

5. איזה משימות יתנו לי את ההרגשה הטובה ביותר לאחר שאשלים ביצוען?

כאשר אתה קובע את סדרי העדיפות למשימות השונות קח בחשבון כי יש עניינים שהם דחופים אך בעלי חשיבות משנית ולעומתם יש ענינים שהם בעלי חשיבות עליונה אך ביצועם אינו דחוף.

כאשר אתה קובע את המועד לביצוע המשימות השונות נסה במידת האפשר לקבץ ביחד משימות דומות כגון, כתיבת מכתבים, שיחות טלפון וכו'.

באיזו שעה במשך היום אתה נמצא בשיא הכושר ויכולת הריכוז? קבע לבצע בשעה זו את המשימות המורכבות והחשובות ביותר.

כאשר אתה רושם כל משימה לביצוע שאל את עצמך אם אינך יכול להעביר ביצועה של משימה זו למישהו מבין הכפופים לך, אם אתה אכן מעביר משימה זו לאחר דאג לציין ביומנך בתאריך עתידי תזכורת לבצע מעקב אחר ביצוע המשימה.

בתום היום או בתחילתו של יום עבודה חדש עליך להקדיש כמה דקות לסיכום יום העבודה הקודם ולתכנון יום העבודה הבא. זהו גם המועד לביצוע מעקב אחר ביצוע המשימות של יום העבודה שנסתיים.

דרך נוחה לביצוע ביקורת הינו באמצעות סימון קודים המציינים מה קרה עם כל משימה. כפי שצוין קודם לכן, כאשר אתה קובע את רשימת המשימות היומית אתה מותח מימינה של כל משימה קו קצר. על פני קו זה אתה מסמן בסוף היום את הקוד המתאים למשימה, הנה רשימה של קודים מומלצים:

X  בוצע בשלמות.

-X  בוצע בחלקו.

!!!  דחוף. יש לבצע באופן מיידי.

>(מ)  הועבר לביצועו של מישהו אחר. האות בתוך הסוגריים מציינת את שמו של האיש אליו העוברה המשימה, למשל: "מ" פירושה "משה".

>>>  ביצוע המשימה הועבר ליום הבא.

---  המשימה בוטלה.


 

ל ס י כ ו ם

שיטת רישום המשימות היומיות כפי שפורטה לעיל הינה שיטה פשוטה ונפוצה ביותר בקרב מנהלים ובעלי עסקים רבים. לאחר שתאמץ לעצמך שיטה זו תופתע עד כמה היא מקילה עליך את החיים וחוסכת זמן ו"עצבים".


 

רגע של השראה
 

דבורה קטנה

כאשר וולט דיסני עלה על הדרך להצלחה, הוא הפסיק לצייר עבור הסרטים המאוירים שלו והתרכז בגיבוש עלילות הסרטים ובפיתוח שיפורים טכניים במלאכת עשיית הסרטים.

באחד הימים הגיע אליו מבקר צעיר ושאל אותו אם דיסני צייר את מיקי מאוס. דיסני הודה שלא הוא עשה זאת. האיש הוסיף לשאול על גופי, פלוטו ודונלד דאק. דיסני היה צריך להודות שהוא כבר אינו מצייר יותר.

"ובכן, מה אתה כן עושה?" שאל המבקר.

"לעתים, אני רואה את עצמי כדבורה קטנה," אמר דיסני. "אני עובר ממקום למקום באולפנים, אוסף צוף ומדרבן את כל הנמצאים."

 

 

 

               

Copyright © 2007 Meir Liraz. All Rights Reserved     האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול