האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

   רעיונות ניהול, מנהל עסקים

חקר זמן עצמי

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

כמה מחברים בעלי כוונות טובות הכותבים על ניהול זמן מתחילים בהוראה, "חקור את השימוש שלך בזמן. נהל רישום מלא ומדויק של האופן בו אתה מנצל את זמנך במשך חודשיים..." זוהי משימה עצומה המושלכת לעברך במשפט אחד קצר. חקר זמן עצמי קצר יוכל להפיק מידע שימושי.

הזדמנויות ליישום

גישה זאת נועדה למנהל המעונין בניתוח דפוסי עבודתו והפיכת המימצאים לחיסכון בזמן.

דוגמה

המנהלת ורדה ספיר בוחנת את השבוע שחלף ומבחינה שנותרו בו יותר מדי ענינים פתוחים. היא מחליטה לגלות לאן הולך הזמן. "אולי העומס גדול מדי," היא תוהה. "או אולי אינני יעילה." היא קוראת על ניהול זמן (ע"ע). כמה מההמלצות שימושיות והיא מתכננת ליישמן, אולם היא מרגישה שהיא זקוקה ליותר. היא יודעת מספיק על הנדסה תעשייתית כדי להסיק שחקר זמן של שבוע העבודה שלה יכול לעזור. הגישה המאולתרת שלה אינה מלוטשת, אבל מניבה תוצאות. היא מסוגלת לשנות את סדר היום שלה בצורה מועילה.

איך ליישם

שלושה צעדים פשוטים יכולים לתת לך את הנתונים והאמצעים לניצול טוב יותר של הזמן. במידת האפשר, בקש ממזכירתך לעזור לך ולרשום כיצד אתה מנצל את זמנך.

1. נהל רישום. בחר שבוע עבודה רגיל. אם התפתחויות בלתי צפויות הופכות את היום על פיו, בדוק מחדש את הזמן בשבוע שלאחר מכן. ציין את זמני ההתחלה והסיום של כל פעילות, לדוגמה, "9:00 עד 12:00, קריאת דואר נכנס; 9:21 עד 9:45, שיחה עם לוי על השולחן החדש למשרד."

החזק את דפי הרישום בהישג יד. רשום את הזמנים קרוב ככל האפשר לסיום המשימה. אל תזניח יחידות גדולות של זמן עבודה. לאחר שניהלת רישום במשך שבוע ואתה מרגיש שהוא מייצג את סדר היום שלך, המשך לצעד הבא.

2. נתח את הנתונים. מיין את הדברים להם אתה מקדיש את זמנך. סכם את הזמן המוקדש לכל הפעילויות בכל קטגוריה.

השאלה הראשונה שיש לשאול כאשר אתה בודק את הנתונים: האם הקצאות הזמן מאוזנות היטב בין ארבע הקטגוריות העיקריות להן מוקדש זמנו של המנהל: קשר עם כפיפים, ענינים מינהליים, קשרים עם אנשים אחרים בחברה, קשרים עם גורמי חוץ. כלומר, האם יש איזון הגיוני בין סיכומי הזמנים והקדימויות? זמן רב המוקדש לענינים שוליים או זמן מועט המוקדש לקדימויות רומזים על צורך בשינוי הקדימויות.

האם אני מקדיש מספיק זמן לתקשורת עם עובדי, הבוס ומנהלים אחרים? נתונים נמוכים צריכים לעורר שאלות.

האם אני משאיר מספיק זמן לתיכנון פרויקטים יצירתיים לטווח רחוק?

מה בנוגע לזמן המוקדש לפיתוח הצוות שלי, הן כפרטים והן כצוות?

3. בנה מחדש את חלוקת הזמן. בניתוח שעשית תוכל להשתמש כדי לשנות את חלוקת הזמן וסדר היום. סידור מחדש של כמה פעילויות-מפתח יכול לגרום לשינוי משמעותי ביעילות:

* חסל בזבוזים. יתכן שפריטים שאינם כלולים בסדר היום, כמו הפרעות, נוגסים את השעות. יכול להיות שהאשמה תלויה באמצעי הסינון שאתה מפעיל, בין אם זאת מזכירה הנותנת לכל אחד להיכנס למשרד או חוסר יכולת מצידך לומר, "התקשר אתי מחר", או "הגש לי את זה בכתב."

* אפשרות נוספת. ביקורים חוזרים ונשנים אצל עובדים כפופים לך מובילים למה שמהנדסי חקר זמן מכנים "התחלות ועצירות." יכול להיות שישיבות קבוצתיות ימנעו הרגל זה.

* שנה את התיזמון. האם אתה יכול להפיק תועלת מהעברת חלק מהפריטים מהבוקר לאחה"צ, או להיפך? בדיקת התקדמות יומית למשל, יכולה להיות יעילה יותר בבוקר שלמחרת במקום בסוף היום, או להיפך.

* אזן את הלחצים. העבר פריטים בעלי קדימות נמוכה ונושאים שגרתיים לשעות לא לחוצות של יום העבודה. גם מחזור האנרגיה האישי שלך עשוי להצביע על שינויים.


 

רגע של השראה
 

עצירת פתע

בוקר אחד נהג אדם לעבודתו כשלפתע הגיח רכב מאחור והתנגש בו בעדינות. הוא ידע שלא נגרם כל נזק ממכה כה קלה, הביט לאחור במראה וראה את הנהג שעומד מאחור מחייך ומנופף ידו בהתנצלות. הנהג הראשון המשיך בדרכו, עבר שני רחובות נוספים ושוב, הנהג שמאחור נתקל בו. שוב הביט לאחור ואותו נהג נופף בידו וחייך. אך הפעם הנהג הראשון יצא ממכוניתו וניגש לחלק האחורי של המכונית. הוא ראה שאין כל נזק. הנהג במכונית האחורית שרבב את ראשו, הוציאו מחוץ לחלון ואמר, "מצטער."

על כך השיב הנהג הראשון, "אמור לי, כיצד אתה עוצר כשאני לא נמצא?"

 

 

 

               

Copyright © 2007 Meir Liraz. All Rights Reserved     האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול