האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

   רעיונות ניהול, מנהל עסקים

תחושת זמן

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

יש חוסרים ההולכים ובאים, אולם החוסר בזמן הוא עובדה תמידית עבור המנהל. לפיכך, שליטה בזמן היא אחד הנושאים השכיחים ביותר בספרות הניהול. גם לאחר עשרות שנים, נושא זה ממשיך לזכות בתשומת לב, ספרים, מאמרים וקורסים. גורם אחד המוזנח לעתים קרובות למרות שהינו חיוני לחיסכון בזמן, הוא מודעותו של המנהל עצמו לחלוף הזמן.

הזדמנויות ליישום

כל אזרחי עולם העבודה פועלים תחת לחץ זמן - שעה אחר שעה, דקה אחר דקה. חידוד המודעות ללחצים אלה יכול לסייע למנהלים לשפר את תחושת הזמן שלהם ולחזק את יכולתם לשלוט בו.

דוגמה

שמעון ולוי הם שני מנהלים בעלי סגנון שונה:

שמעון. אפשר לראות מיד שהוא עובד תחת לחץ. הוא תמיד ממהר, תמיד מאחר, לעתים רחוקות מספיק למועדים האחרונים, ובסוף היום הוא תשוש ותוהה כיצד יצליח לעמוד בהתחייבויות של מחר.

לוי. עומס העבודה שלו אינו פחות משל שמעון, ואין לו כישורים מיוחדים שאין לשמעון, אולם הוא נראה תמיד בשליטה, ומסיים את יום העבודה שלו כשהוא רענן יחסית ומוכן לתביעות של מחר.

לא תופתע לשמוע שללוי יש תחושת זמן מפותחת בעוד ששמעון פועל במעין ערפל ומגשש את דרכו כמיטב יכולתו עם כל משימה חדשה.

איך ליישם

תחושת זמן היא דבר סובייקטיבי מאד. אתה יכול לחדד את תחושת הזמן שלך בעזרת הרעיונות הבאים שיסייעו לך לפתח השקפה שימושית של גורמי הזמן בעבודתך:

1. עשה לך הרגל להתבונן בשעון. במשך היום, בדוק מה השעה כדי לדעת היכן אתה נמצא. זה יסייע לך להעריך את חלוף הזמן ואת ההתקדמות שהשגת בסדר היום שלך.

2. שנן לעצמך "שרשרת משימות" בראשך. מהי המשימה הבאה שלך וזאת שלאחריה? האם יש מטלה שיכולה להיכנס ברווח בין ישיבה עם הבוס והכתבת מכתב? לפני שאתה מתחיל במשימה, נסה לענות על שאלות כמו השאלות הבאות:

* האם זאת המשימה החשובה ביותר?

* האם זוהי המשימה הנוחה ביותר? (מנהל אחד דוחה סריקת תיקים ישנים - עבודה חמה ומאובקת - לסוף היום משום שהוא רוצה ללכת הבית ולהתרחץ מבלי שתחושת האי-נוחות תפריע לו במשך היום).

* האם אני יכול להתחיל בהכנות למשימה שתתבצע מאוחר יותר? (הטלת ההכנות על עובד שלך היא אמצעי נפוץ לחיסכון בזמנו של המנהל.)

* האם המשימות מסודרות לפי מחזור האנרגיה שלי?

3. שים לב מתי הזמן נמשך. זה יכול להיות אות לבזבוז זמן וצריך לגרום לך לשנות את רצף המשימות ולהתמודד עם משימה תובענית יותר שתכניס אותך ללחץ.

4. צא להפסקות קצרות. הרפייה של מספר דקות יכולה להיות כמו משב אויר רענן ושינוי קצב מעורר.

5. הישמר כאשר אתה מרגיש שאתה ממהר. יכול להיות שאתה עובד בשיא יעילותך, אבל אולי זהו סימן שאתה מלחיץ את עצמך במשימה שאינה מצדיקה יחס כל כך מיוחד. בדוק מחדש את הקדימויות שלך.

6. זכור מתי היום מסתיים. הידיעה שיש לך רק עוד שעה אחת עד לסוף היום תאפשר לך לסדר מחדש משימות כך שאלו שאינן יכולות להמתין יטופלו ראשונות, ואחרות יועברו ליום המחרת.


 

רגע של השראה
 

משחק צוות

האם שיחקת אי פעם בקבוצת ספורט מנצחת? האם היית אי פעם חלק מצוות שהגיע להישגים יוצאי דופן בעסקים, בספורט או בכל תחום אחר?

אם כן, וודאי שמת לב שמדובר בהתרגשות מיוחדת, תחושה, שעבדתם יחד כדי להשיג משהו שאיש מכם לא יכל להשיג לו פעל לבד. נכון, יתכן שהיו בקבוצה או בצוות כוכבים שהיו חשובים יותר בדרכם. אך כל אחד תרם; כל אחד זכה לשבח. לכל אחד הייתה סיבה טובה להיות מרוצה ממה שהוא תרם ומהישגי הקבוצה.

אם אתה מנהיג, זו האווירה שאתה מנסה ליצור - תחושה בקרב שותפיך כי הם מהווים חלק חשוב מהצוות המנצח. לכך חותר מנהל טוב של חברה, מנהל מחלקה, ממונה או מנהל משמרת טוב. אין זה משנה באיזה דרג אתה עובד, העקרונות שווים. אם אתה רוצה את התוצאות הטובות ביותר, עליך להעניק לאנשים את התחושה כי הם חלק מהצוות המנצח וכי כל אחד מהם הוא חלק חשוב.

המפתח לבניית רוח צוות מעין זו נעוץ בגישתך. השאלה המרכזית היא, מה אתה חש כלפי האנשים שאותם אתה מנהל? האם אתה רואה אותם כעובדים עבורך או אתך? אם הגישה הבסיסית שלך משקפת את הרעיון שאנשים עובדים למענך - כי אתה הדמות המרכזית וכי הם אבני דומינו שניתן לדחוף לכל עבר - אזי לעולם לא תצליח להנהיג קבוצה כלשהי כך שתממש את הפוטנציאל שבה.

אם אתה רואה אנשים כמי שעובדים אתך ופעולותיך משקפות גישה זו - אזי עבודת הצוות תתפתח באופן אוטומטי. עבודה בשיתוף עם ה'בוס' מדרבנת. אנשים מרגישים תחושה אמיתית של שייכות, שהם אינם רק כלים בידי הזולת, אלא חלק חשוב מקבוצה.

כל אחד "צריך להיות בעניינים" - זהו מרכיב חשוב ברוח הצוות. איש אינו אוהב להרגיש שהוא נותר בחוץ. כאשר מקבלים החלטות מבלי להתייעץ באנשים - לעתים גם מבלי להודיע להם - הם מאבדים עניין. הם מרגישים בלתי חשובים וחסרי השפעה. הגישה הזו לא תהפוך את קבוצתך למנצחת.

'בוס' טוב אינו אדם שעלה דרגה מעל לאחרים ויושב על כסא מלכות. 'בוס' הוא אדם החולק בתפקיד ובבעיות עם כל האנשים בקבוצה ומתאם את מאמציהם.

האם אתה מדבר עם האנשים העובדים למענך על הבעיות שאתה פועל לפתרונן? האם אתה מודיע להם מה אתה מתכנן? האם אתה מדבר אתם כאילו זו הייתה המחלקה שלהם, העסק שלהם, כשם שזו המחלקה שלך או העסק שלך. האם אתה חותר לקבל מהם רעיונות והצעות? האם אתה חולק בהצלחה ובשבח שנקרים בדרכך?

 

 

 

               

Copyright © 2007 Meir Liraz. All Rights Reserved     האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול