האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

   רעיונות ניהול, מנהל עסקים

כתיבת דוחות

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

היכולת להתבטא בבהירות בכתב ולכתוב דוחות אפקטיביים היא אחד הכישורים החשובים ביותר של מנהל. בדרך כלל תעביר באמצעות דוחות רעיונות והמלצות לממונים עליך ולעמיתיך ובהם תביא לידיעתם את ההתקדמות שהשגת.

במה נמדד דו"ח טוב?

 

מטרת דו"ח היא לנתח מצב מסוים ולהסבירו, להציע הסכמה לתוכנית ולהשיגה. דו"ח צריך להיות הגיוני, משכנע ותמציתי.

כדי לכתוב דו"חות בצורה אפקטיבית, חשוב שלשם התחלה יהיה לך משהו שראוי להשמיעו. הטכניקות הבאות יסייעו לך: חשיבה ענינית (ע"ע), חשיבה יצירתית (ע"ע), פתרון בעיות (ע"ע), וכתיבה עיסקית (ע"ע). ניתוח דעות ועובדות והערכתך לגבי האופציות יהוו בסיס למסקנות והמלצות חיוביות.

ישנם שלושה כללים בסיסיים לכתיבת דו"ח:

* להעניק לדו"ח שלך מבנה הגיוני

* להשתמש במלים פשוטות כדי להעביר את המסר שלך

* לזכור את החשיבות של הצגת החומר בצורה טובה וברורה.

מבנה

בדו"ח צריכים להיות התחלה, אמצע וסוף. אם הדו"ח ארוך או מורכב, יש צורך בסיכום המסקנות וההמלצות. יתכנו גם נספחים שיכילו נתונים מפורטים וסטטיסטיקות.

התחלה

ההקדמה לדו"ח צריכה להסביר: מדוע נכתב, מטרותיו, תחומי ההתייחסות שלו ומדוע יש לקוראו. לאחר מכן יש לציין את מקורות המידע שעליהם התבסס הדו"ח. לסיכום, אם הדו"ח מחולק לקטעים שונים, יש להסביר את אופן סידורם והכותרות.

אמצע

אמצע הדו"ח צריך לכלול את העובדות שאספת וניתוח עובדות אלו. הניתוח צריך להוביל באופן הגיוני למסקנות ולהמלצות הכלולות בחלק האחרון. אחת מנקודות התורפה השכיחות ביותר בדו"חות היא שהעובדות אינן מובילות באופן טבעי למסקנות; האחרת היא שחסרות עובדות שיתמכו במסקנות.

סכם את העובדות ואת הערותיך. אם זיהית דרכי פעולה חלופיות, רשום את הטיעונים בעד ונגד כל אחת מהן. אולם, הבהר מהי דרך הפעולה העדיפה מבחינתך. אל תשאיר את קוראיך באוויר.

דו"ח טיפוסי של טיפול בבעיה יתחיל בתיאור המצב הנוכחי; לאחר מכן תירשם כל בעיה או נקודת תורפה במצב. לאחר מכן ימשיך הדו"ח בתיאור הגורמים לתקלות.

סוף

בחלק הסופי של הדו"ח עליך לכתוב את המלצותיך ולציין כיצד כל אחת מהן תסייע להשיג את היעדים המוצהרים של הדו"ח או להתגבר על כל נקודת תורפה שנחשפה במקרים הניתוחיים.

לאחר מכן יש להסביר את התועלת והעלויות של יישום ההמלצות. בשלב הבא יש להציע את הדרך להמשך - תוכנית העבודה, בצירוף תאריכי יעד ושמות המבצעים. לסיכום, הבא לידיעת מקבל(י) הדו"ח איזו פעולה ברצונך שינקטו, כגון, אישור תוכניות או הוצאות.

סיכום

בדו"ח ארוך או מורכב מומלץ להביא סיכום המסקנות וההמלצות. כך הקורא יכול להתרכז בעיקר והסיכום יכול לשמש כסדר יום בהצגת הדו"ח ודיון בו. מומלץ לערוך רשימה של המקומות בדו"ח בהם הוזכרו הנושאים השונים.

פשטות בניסוח

"אם השפה אינה נכונה, אזי הדברים הנאמרים אינם משקפים את הכוונה; אם מה שנאמר אינו משקף את הכוונה, אזי מה שיש לעשות אינו נעשה." (קונפוציוס).

הנה כמה המלצות שיעזרו לך להעביר משמעות ללא ערפול ולהקל על הקורא:

1. אל תשתמש ביותר מלים מכפי שדרוש כדי לבטא את כוונתך. אם תשתמש ביותר מלים אתה עלול לטשטש את המסר ולעייף את הקורא. במיוחד, אל תשתמש בשמות תואר ותארי פועל מיותרים. אל תשתמש בביטויים ההולכים סחור סחור, כאשר מלים בודדות יספיקו לך.

2. השתמש במלים מוכרות ולא "במלים של שבת", אם המלים הפשוטות מספיקות כדי לבטא את כוונתך; יש יותר סיכוי שאנשים יבינו את המלים המוכרות.

3. השתמש במלים בעלות מובן מדויק במקום מלים מעורפלות. המלים המדויקות יסייעו לך להבהיר את כוונתך; במיוחד, העדף מלים מוחשיות על פני מלים מופשטות, כיוון שהמלים המוחשיות הן בעלות משמעות מדויקת.

אם תציית להנחיות אלו, רבים סיכוייך להצליח בכתיבת דו"חות.

אופן ההגשה

אופן הגשת הדו"ח יקבע את מידת השפעתו וערכו. יש לאפשר לקורא לעקוב בקלות אחרי הטיעון שלך. אסור להציפו בפרטים רבים מדי.

הפסקאות צריכות להיות קצרות ומוגבלות כל אחת לנושא מסוים. אם אתה זקוק לרשימה או עליך להדגיש סידרה של נקודות, השתמש בסעיפים. לדוגמא:

בדיקות שכר

יש לפקח על התוספות על ידי הנחיות למנהלים בנושאים הבאים:

(א) אחוז ההעלאה המירבי שמותר להעניק למשכורות עובדים;

(ב) אחוז ההעלאה המירבי שישולם לעובדים בכירים.

את הפיסקאות יש למספר לצורך הנוחות בהתייחסות. יש אנשים המעדיפים את השיטה שבה ממספרים קטעים עיקריים 1,2 וכו', תת-קטעים 1.1, 1.2, וכו' ותת-תת-קטעים 1.1.1 ו1.1.2- וכו'. יחד עם זאת, השיטה עשויה להיות מסורבלת ומסיחה את הדעת. מערכת פשוטה יותר, המקלה על מראי המקומות, היא למספר כל פיסקה, לא את הכותרות. 1,2,3 וכו'; תת- כותרות או טבולציות מוגדרות כ1-(א), 1(ב), 1(ג), וכו'. תת-תת-כותרות מוגדרות כ-

1(א)(1), (2) (3) וכו'.

השתמש בכותרות כדי להדריך אנשים מה הם עומדים לקרוא ולסייע להם להתמצא בדו"ח.

בדו"ח ארוך צריך תוכן עניינים ובו כותרות, תת-כותרות ומספרי הפסקאות. בדו"ח קצר יותר מומלץ לכלול במבוא רשימה של כותרות ומספרי פסקאות.

הדו"ח שלך ישפיע באופן רציני אם הוא קצר וענייני. חזור וקרא את הטיוטה שלך, כדי להוציא חומר מיותר או כתיבה רשלנית.

אל תעמיס נתונים שקשה לעכלם בעמודים העיקריים של הדו"ח, או נתונים אחרים. סכם נתונים סטטיסטיים עיקריים בטבלאות קומפקטיות קלות למעקב עם כותרות ברורות. העבר חומר תמיכה לנספח.


 

רגע של השראה
 

עשינו זאת

ארני בנקס, כוכב קבוצת הבייסבול האמריקאית, שיקגו קאבס,  זכר תמיד כיצד עבד אביו והקריב הכל כדי להעניק לארני את הסיכוי לשחק בייסבול. מדי יום יצא אביו את ביתו בטרם הפציע השחר וחזר אחרי החשיכה. הוא עבד שעות רבות כל כך עד כי בקושי ראה אור יום. כאשר ארני חתם על החוזה הראשון שלו עם הקאבס, הוא שלח לאביו מברק בן שתי מלים: "עשינו זאת!"

 

 

 

               

Copyright © 2007 Meir Liraz. All Rights Reserved     האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול