האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

   רעיונות ניהול, מנהל עסקים

תיבת הכלים של המנהל

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

"האדם הוא בעל-חיים המשתמש בכלים... ללא כלים הוא לא כלום, עם כלים הוא הכל," אמר תומאס קרלייל. הצהרה זאת אינה תקפה רק לזמנים העתיקים של הניהול. המנהלים הראשונים הסתפקו בביצוע משימותיהם בעזרת מוחם וידיהם בלבד. אולם, המנהל בן זמננו, מתאים להשקפתו של קרלייל. מנהל מודרני אינו חושב עוד על הרצאה משכנעת ללא אמצעי עזר משורטטים מודפסים או מוקרנים, בדיוק כפי שנגר לא ינסה לתקוע מסמר ללא פטיש. הטכנולוגיה המודרנית וההתלהבות מחידושים הביאו מיגוון כלים לחבילה הניהולית.

הזדמנויות ליישום

כלים ניהוליים ניתנים לשימוש על-ידי מנהלים בכל דרג ולמטרות רבות, החל בתקשורת וכלה בזירוז העבודה.

דוגמה

המנהל משה אדמון הוא האחראי מטעם החברה על הקמת מבנה חדש בסניף בחו"ל. הוא התבקש להגיש דוחו"ת התקדמות למנכ"ל החברה ולכמה מנהלים בכירים אחרים. לדו"ח הכתוב הוא מצרף תמונות מרחוק ומקרוב של אתר הבניה.

המצלמה, יכולה להמחיש שלבים של מכונה הלובשת צורה במחלקת ההנדסה, של מוצר חדש המתפתח במחלקת מחקר ופיתוח, ראיות לנזק בתביעת ביטוח של החברה, וכו'. המצלמה היא תוספת מועילה ושימושית לתיבת הכלים של המנהל.

איך ליישם

רשימה של כלי עזר למנהל תסייע לך לבדוק את הכלים בהם אתה כבר משתמש ולאתר את אלה העשויים לעזור לך. כל אחד מהפריטים הבאים יוכל להגדיל את יעילותך בחלק חשוב של עבודתך. כאשר אתה עובר על הרשימה, זכור את פעולותיך ואת הנקודות בהן ניתן לאמץ כלי זה או אחר.

1. מחשב אישי, שולחני או מסוף. אין מגבלה מעשית על התוכניות או היישומים שיענו על צרכי המידע, החישוב, ההדמייה, ניהול תיעוד, קבלת החלטות, מעקב אחר ביצועים וכו'.

2. עזרי טלפון. אתה יכול להתקין רמקול לטלפון שיאפשר לך לדבר מבלי להחזיק את השפופרת, או שיחות וועידה טלפוניות, "ריצה אוטומטית" מקו טלפון עמוס למשנהו הפנוי, פלאפון וכו'. בדוק את ההיצע העצום הקיים לשירותי טלפון נוספים.

3. לוחות, כני-תצוגה, וכו'. אפשר להשתמש באלה במשרד ובחדר הישיבות. הם עוזרים בפתרון בעיות, המחשת רעיונות, פיתוח תרשימים ובהמחשת בעיות או פתרונות. יש מנהלים התולים דפי מידע עבור עובדיהם על לוחות מודעות ומשתמשים בהם גם לרשימות ביקורת, תזכורות ונתונים להתייחסות מהירה.

4. מכונות חישוב. "מדי יום אני מסכם כמה עשרות טורים של מספרים," אומר מנהל המסביר את נוכחותה של מכונת החישוב על שולחנו. בין אם מדובר בתקציב או באומדן עלויות, מכשיר כזה ייתן לך את הנתונים הדרושים.

5. שולחנות עבודה. גדולים, בינוניים או קטנים, לשימוש כשולחן נוסף, כאזור עבודה פנוי, לישיבות מהירות, בדיקת טיוטות וכו'.

6. יומנים. הם קיימים במיגוון גדול של גדלים ויישומים. אתה יכול לשמור יומן כיס פלסטי בכיס, לתלות אחד גדול מאד על הקיר, להחזיק אחד בצורת דפדפת על השולחן, או להתחיל את השנה החדשה בבקשה מהמזכירה לרשום עבורך את תאריכי הפגישות והמועדים האחרונים שנים עשר חודשים מראש.

7. שעונים. שעוני יד, עם או בלי מחשבון, שעון מעורר ושעון עצר. אל תשכח את שעוני הקיר והשולחן.

8. רדיו וטלוויזיה. אמצעי התקשורת מעדכנים אותך בחדשות, במזג האויר, דוחו"ת עיסקיים ומוזיקה מרגיעה.

9. מקרנים. מקרני שקופיות או וידיאו ניתנים לשימוש כתוספת לכל ישיבה, כאמצעי עזר בהכשרה, להקרנת סרטי הדרכה וכו'. כמו כן, קיימים גם מכשירי הוידאו.

10מכשירי הכתבה או רשמקולים. השימוש במכשיר הקלטה להכתבה, לפעמים בשילוב עם קצרנות אן עיבוד תמלילים, הינו מקובל. המיזעור הביא את המכשירים האלה לגודל כיס, עובדה המאפשרת שימוש בהם בנסיעות. הצמדת רשמקול לטלפון כדי לתעד שיחה חשובה משמשת כתקציר מילולי שלה.

11מצלמות. במצלמות וידיאו, או פולארויד ניתן להשתמש כדי להשיג ראיה חזותית של ספינה שניזוקה, זירת התאונה, וכו'. ראש מחלקה אחד נוהג לצלם שלבים שונים בתהליך הייצור כאמצעי עזר להכשרה.

12מכשיר פאקס. לקבלה ומישלוח מהיר של העתקי מסמכים. מנהלים רבים הציבו בביתם מכשיר פאקס קטן לטיפול בדברים דחופים.

המקוריות שלך בחיפוש אחר כלים חדשים ושימושים חדשים עבור כלים ישנים - או אפילו אילתור - יכולה להניב שיפור משמעותי בפעולות הניהול שלך.


 

רגע של השראה
 

להשיג מצוינות

כיצד להצליח בדיאטה? כיצד להפסיק לעשן? כיצד להפסיק לשתות?

פשוט, עושים את זה והדבר נעשה. לאחר מכן עובדים... שומרים כל החיים כדי לשמור על המשקל, על אי העישון ועל ההתנזרות ממשקאות.

לפני זמן מה, נתקלתי במשפט המיוחס למייסד יבמ תומאס ווטסון. אם ברצונך להשיג מצוינות, אמר ווטסון, אתה יכול להגיע לשם עוד היום. החל מרגע זה, אתה פשוט מפסיק לעשות עבודה שהיא פחות ממצוינת.

הרעיון הוא עמוק.

נניח שאתה מלצר ולמען עתידך (לא בגלל לחץ מהליצנים הללו שמנהלים את המסעדה) אתה מחליט להגיע לרמת שירות שאין כדוגמתה. כיצד? אתה פשוט עושה זאת. עכשיו.

ברור כי בהתחלה תהיה מגושם. דברים רבים שתעשה יהיו שגויים. יהיה עליך לקרוא חומר, להאזין לקלטות וידיאו, להשתתף בשיעורים, להשתתף במפגשים של אנשים המתעניינים בנושא, לבקר במסעדות אחרות כדי לאסוף רמזים. כמו כן, יהיה עליך להמשיך ולעשות דברים שישמרו על יתרונך התחרותי (כשם שעושה זמר אופרה או הספורטאי המצטיין) עד לאותו היום שבו תתלה את חולץ הפקקים שלך ותפרוש.

יחד עם זאת, יש באפשרותך להצטיין בתוך שבריר שנייה, החל עם האורח הראשון שלך עוד היום.  פשוט דמיין לעצמך, גם אם התמונה מעורפלת מאוד, שאתה המלצר הגדול ביותר שהיה אי פעם והחל לפעול בהתאם. דמיין לעצמך שאתה מציג תפקיד מלצר על הבימה בברודווי, כמלצר מעולם אחר; לאחר מכן בצע את התסריט בתעוזה.

האם זה נשמע מטורף? טיפשי? אולי, אך זה לא. 99.9 האחוזים הראשונים של ההצלחה, להגיע מפה לשם תלויים בנחישות הדעת לעשות זאת ולא להתפשר, ללא קשר עם המכשולים שמציבים אחרים בדרכך (כולל השווים לך בדרגה).

99.9 האחוזים האחרונים (אני יודע שהסך הכל הוא יותר מ100%-, אלה החיים), משמעם לעבוד כמו חמור (1) כדי לשמור על המורל גם כשיבואו סערות בלתי-נמנעות, (2) ללמוד דבר מה חדש מדי יום, ו-(3) לתרגל את הדבר החדש שלמדת, גם אם אינו נוח או כל דבר אחר, עד שיהפוך לחלק מהאופי שלך.

מה שנכון לגבי המלצר נכון גם לגבי המנהל של מחלקה בת שישה עובדים או מנהל בכיר האחראי על חברה בת 16,000 עובדים. כמה זמן ייקח לך, כ'בוס' להשיג איכות ברמה עולמית? פחות משבריר שנייה להשיגה, וכל החיים במירוץ בלתי נלאה לשמור עליה.

לאחר שהדלקת את האש, עליך להניח שהגעת ולעולם, לעולם אל תביט לאחור ואל תעשה כל דבר שהוא, גם אם פעוט ערך, שאינו עולה בקנה אחד עם האישיות בעלת האיכות החדשה שגילית בעצמך.

 

 

 

               

Copyright © 2007 Meir Liraz. All Rights Reserved     האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול